BON'A PARTE
Tidsregistrering gav dobbelt gevinst hos BON´A PARTE
For postordrefirmaet BON´A PARTE medførte kravene fra Danmarks Statistik om innberetning av fravær umiddelbart en stor arbeidsbyrde. Men etter å ha valgt tidsregistreringssystemet ProMark fra Mark Information, ble vanskene snudd til suksess – både for administrasjonen og medarbeiderne. Rapporteringen skjer enkelt via IT-systemer, og medarbeiderne har nå eksakt oversikt over sin arbeidstid, avspasering og feriedager.
BON´A PARTE er en dansk suksesshistorie innenfor salg av moteklær via postordre og Internett. I løpet av få år har omsetningen økt eksplosivt til en halv milliard DKK, og virksomheten har etablert seg i Sverige, Nederland, Tyskland og Sveits. Samtidig er det skapt mange nye arbeidsplasser for danske medarbeidere – i alt 400. Alle nyansettelsene medførte at BON´A PARTE vokste til en slik størrelse at virksomheten i henhold til dansk lov måtte rapportere medarbeidernes fravær til Danmarks Statistik.
- Åh nei, tenkte vi først – en ekstra arbeidsbyrde uten noe gagn for oss. Vi fant raskt ut at vi trengte en IT-løsning for å automatisere arbeidsflyten – ellers ville vi i administrasjonen bruke alt for mye tid på dette, sier finans- og personalsjef Ella Marie Hansen hos BON'A PARTE og legger til:
- Vi fant frem til ProMark, og det ble litt av en øyeåpner for oss alle. Medarbeiderne fikk nå en enkel registrering, hvor de før hadde papirtimelister – og de fikk samtidig online tilgang til sine egne tids- og fraværsregistreringer, herunder også ferie og avspasering.
Administrasjonen fikk også redusert sitt tidsforbruk i forbindelse med fraværsregistrering og daglig timeregistrering, fordi det meste nå skjer automatisk. Så i dag har vi mer ressurser til å løse andre oppgaver.
- Tidligere skrev vi inn timelistene med registrering av både fravær og arbeidstimer. Dette var både tidskrevende og medførte risiko for feil. I dag skjer det hele automatisk, slik at vi faktisk får mindre arbeid. Samtidig er datagrunnlaget vårt oppdatert. Med papirløsningen manglet vi til tider oversikt over fravær. I dag er det orden på det hele - og når vi diskuterer i HMS-utvalget, er det ut fra fakta – ikke antakelser, sier lønningsansvarlig Lene Sasser hos BON'A PARTE.
Lettvint – på den gode måten
Hvis noen var redde for at medarbeiderne ikke ville like en IT-basert rapportering, er det blitt gjort grundig til skamme.
- Medarbeiderne har tatt utrolig godt imot ProMark. I den henseelse har våre kolleger selv bedt om å få en effektivitetsrapport på avdelingsnivå på oppslagstavlen. Den gir en god rettesnor i forhold til de målene som er i deres balanced scorecard, sier Ella Marie Hansen og fortsetter:
- Systemet er lettvint på en god måte, fordi det er enkelt å forholde seg til for alle. Medarbeiderne sier at det er lett å registrere tid og fravær, og skjermbildene er oversiktelige og lett forståelige. Det er mange rapporter som enda ikke er tatt i bruk. Ledelsen får mange nye analysemuligheter som kan bidra til å skape ny kunnskap.
- Vi gleder vi oss til å arbeide mer med alle rapporteringsmulighetene. Det gir oss mulighet til å optimalisere bemanningen, uttaler Ella Marie Hansen.
Implementering på få måneder
Etter at vi valgte ProMark som tidsregistreringssystem, gikk det svært raskt. Løsningen var klar til bruk i løpet av et par måneder med intensiv aktivitet.
- Oppgaven ble viet full oppmerksomhet fra konsulentene hos Mark Information. Det ble arbeidet hardt for å skape ønsket integrasjon til lønnsystemet fra Epos, forteller Lene Sasser.
- I dag fungerer ProMark uten problemer. Jeg tror vi har ringt til support fire ganger siden nyttår. Det er stor tilfredshet i hele virksomheten – og vi ser frem til å utnytte enda flere av mulighetene i ProMark, avslutter Ella Marie Hansen.
OM BON´A PARTE – en postordresuksess
En vekst fra 1,75 millioner DKK i omsetning i 1997 til en halv milliard DKK i 2007, taler sitt tydelige språk om en virksomhet med massiv suksess. BON´A PARTEs konsept med salg av moteklær via postordre og Internett har mange forbrukeres interesse. Og suksessen er eksportert til Sverige, Nederland, Tyskland og Sveits, hvor det daglig vinnes markedsandeler. I dag selger BON´A PARTE mer enn 4,5 mill. klesplagg i året, og 1,2 mill. pakker sendes årlig ut fra logistikksenteret.
FAKTA
Effektive it-systemer binder BON'A PARTE sammen:
- ProMark – tidsregistrering – komme/gå og fraværsregistrering
- Epos – lønnssystem
- SAP
- SAS Institute – Data Warehouse/Business Intelligence
- Pulsen – postordre og logistikksystem
Published September 17, 2008
