ProTime - tidsregistrering, komme/gå- og fraværsregistrering
ProTime er ProMarks grunnmodul som sikrer korrekt registrering av
medarbeidernes fremmøte og som via integrasjon med lønnssystemer
automatiserer prosesser til sikring av det rette lønnsgrunnlaget.
ProTime passer til alle typer bedrifter og til både funksjonærer og timelønnede. ProTime er fleksibelt og lett å konfigurere ettersom det er lagt stor vekt på brukervennlighet og enkel administrasjon av systemet.
Når bedriftens avtaler og overenskomster er lagt inn i ProTime er det lett for brukerne å opprette parametre, vedlikeholde data i henhold til medarbeidernes stamopplysninger, regler for møteregistrering, godkjenninsprosedyrer, rapportering og lønnsoverføring. ProTime håndterer alle overenskomstregler for overtidsberegning, tillegg, fravær, avrundninger, saldoer m.m. og forhindrer for eksempel at en medarbeider kan holde mer ferie enn det som er opptjent.
Medarbeideren registrerer selv alle daglige hendelser som er relatert til komme/gå-registrering og fravær via nettbaserte portaler, brukervennlige terminaler, smarttelefoner og lignende. Portaler og terminaler gir også medarbeideren adgang til å se sine fortløpende saldoer for arbeidstid, ferie, fleksitid/avspasering m.m.
Som ID-media kan bl.a. strekkodekort, magnetkort, Mifare, HID, RF-brikker, biometri eller bare en inntastet kode velges.
Ved eventuelle avvik i forhold til når medarbeideren forventes å møte (møtt for sent, gått for tidlig, fravær m.v.), bes medarbeideren angi årsak. Ved å la medarbeideren selv validere sine registreringer og avvik, lettes den daglige administrasjonen for ledere som bare trenger å godkjenne spesifikke typer avvik.
Medarbeideren registrerer f.eks.:
- Oppmøte
- Ut
- Fravær (fortid/fremtid) og årsak til fravær som eksternt møte, lege m.v.
- Endre dagsplan
- Endre avdeling
- Endre gruppe
- Valg av tillegg (antalls- eller tidstillegg)
- Hente medarbeiderinformasjon (konti, restferie m.v.)
- Lunsjpause (start/stopp)
- Gått tidlig (med årsak)
- Møtt igjen (med årsak)
ProTime kan til enhver tid vise hver enkelt medarbeiders fremmøte og fravær. Det er også mulig å få rapporter og statistikker på fravær delt opp på f.eks. medarbeiderkategorier, forskjellige geografiske lokasjoner m.v.
ProTime forenkler rapportering og administrasjon
Med ProTime automatiseres de manuelle prosessene gjennom eliminering av manuelle arbeidsprosesser, reduksjon av forespørsler om oppspart ferie, fleksitid m.v. samt håndtering av fremmøteavvik, ved at medarbeiderne selv som regel registrerer disse. Dette sparer mye tid for både medarbeidere og den sentrale lønns- og HR-administrasjonen.
Det oppdaterte overblikket over fravær via relevante rapporter gir bedriften mulighet til å iverksette innsatser for reduksjon av ikke bare fravær med ofte betydelige besparelser til følge, men også andre ledelsesmessige utfordringer. Jf. at økt fravær ofte er et symptom på andre utfordringer i bedriften som krever oppmerksomhet.
Med oppdatert sanntidsinformasjon har man alltid fingeren på pulsen og er sikret et faktabasert og korrekt beslutningsgrunnlag, som samtidig via standardintegrasjonen til lønnssystemet gir det korrekte utbetalingsgrunnlaget i en automatisert prosess.
Store besparelser med ProTime
Erfaringene viser at ProTime kan redusere organisasjonenes administrative
omkostninger med opptil 3% gjennom automatisering av de manuelle
prosessene, færre forespørsler til lønnadministrasjonen og automatisering
av godkjenningsprosedyre for ledere.
Gjennom innsikt i fravær på tvers av medarbeiderkategorier, geografiske lokasjoner m.v. viser erfaringer likeledes at det er mulig å redusere fravær med helt opptil 25% gjennom målrettede prosesser.
ProTime er ofte en løsning som kan tjene seg selv inn i løpet av et år avhengig av den spesifikke bedriftssituasjonen.
Download produktblad...