(Norsk)
.
Kundeinnlogging
Motta vårt nyhetsbrev

Motta siste nytt og viktig informasjon om Workforce Management

Forandring krever kommunikasjon

Som en del av et større forandringsprosjekt, gikk SDC i fjor over på en ny overenskomst, noe som berørte alle medarbeidere i organisasjonen

Tine Skov MadsenFor HR-direktør i SDC, Tine Skov Madsen, handler forandringshåndtering først og fremst om kommunikasjon. Hun er glad for rosen fra medarbeiderne, men legger først og fremst vekt på den positive tryggheten som ligger i tilbakemeldingen.

– Forandringer er ikke vanskelige når man styrer dem selv. Usikkerheten oppstår når det er andre som styrer prosessen. Dette må man ta hensyn til helt fra begynnelsen av. Ellers kan det lett oppstå usikkerhet og mistillit.

Som en del av et større forandringsprosjekt, gikk SDC i fjor over på en ny overenskomst, noe som berørte alle medarbeidere i organisasjonen.

Hvorfor skiftet SDC til ny overenskomst?

– SDC er på vei mot en mer kommersiell profil, hvor vi også tilbyr sparring og inspirasjon i kryssfeltet mellom forretning og it. Fra et dansk ståsted beveger vi oss nå frem mot et større nordisk perspektiv. Vi ekspanderer for øyeblikket kraftig i de nordiske markedene og forventer at denne ekspansjonen fortsetter i årene som kommer.

– For å støtte denne utviklingen, hadde vi behov for en ny og mer fleksibel overenskomst. Derfor gikk vi høsten 2014 over til den finansielle sektorens standardoverenskomst.

 


“Den gode gjennomføringen av prosjektet skyldes en god forberedelse gjennom hele forløpet og at det var hjelp tilgjengelig når det var behov for det. Allerede under oppstart av prosjektet, ble det klart for meg at her var det gjort en stor arbeidsinnsats. Alt var godt forberedt fra deres side og alle møter har vært preget av et engasjement og en faglighet som jeg sjeldent ser."

- Sitat fra en tilfreds superbruker om utrullingen av ProMark

Hvordan fikk dere kommunisert innholdet i den nye overenskomsten?

– Selve overenskomsten er en lang og komplisert tekst, som må formidles på en måte som ikke levner noen tvil om hva innholdet konkret betyr for den enkelte gruppe med medarbeidere. Derfor inviterte vi til en rekke informasjonsmøter, hvor vi holdt den gamle og den nye overenskomsten opp mot hverandre og satt fokus på de endringer som skiftet til den nye overenskomsten innebar for den enkelte.

Hva betyr det for tidsregistreringen?

Medarbejdere hos SDC var glade for kommunikationen  Vi lever av å selge prosjekttimer. Derfor er det nødvendig å ha overblikk over de timene medarbeiderne bruker på de enkelte prosjektene. For at medarbeiderne skal få den riktige lønnen for overarbeid, vakter osv., er det viktig at systemet tar høyde for de regler som knytter seg til den enkelte medarbeider – og i SDC er det overenskomstbetinget.

– Derfor valgte vi i forbindelse med den nye overenskomsten å innføre et nytt system for tidsregning – ProMark – som levde opp til våre krav.

– Allerede fra første dag med ProMark, var det mulig å registrere for alle typer medarbeidere etter den nye overenskomstens regler. Vi satt sammen et internt nettverk av superbrukere som kunne hjelpe til med å svare på spørsmål om det nye systemet, slik at alle hadde mulighet for å få råd og veiledning fra en kollega. Det var en kjempefordel og en betingelse for at vi kunne rulle ut det nye systemet så raskt som vi gjorde. Ellers var HR-avdelingen blitt en flaskehals.

– Samtidig ga superbrukerne høy troverdighet. Vi etablerte nettverket veldig tidlig i prosessen, slik at de kunne fungere som ambassadører i organisasjonen under hele forløpet. Det var med til å skape tillit og trygghet i prosessen.

Hva gjorde SDC spesielt i forhold til andre prosjekter?

– Kommunikasjonen i mange forandringsprosjekter består av en e-post til alle medarbeidere om at nå skal man gjøre et eller annet nytt. Vi visste at mange ville ha forskjellige spørsmål og bekymringer. Derfor var det viktig at vi kom veldig raskt og målrettet ut til hele organisasjonen.

– Trinn 1 var en klarlegging av hvem som ble påvirket og hvordan. Lederne ble påvirket på én måte, medarbeiderne på en annen. Vi bestemt oss derfor å lage en segmentert kommunikasjonsplan, hvor vi kunne gå ut i organisasjonen med budskap og vinkling tilpasset de forskjellige målgruppene.

Hva inneholdt kommunikasjonsplanen?

Tilfredse medarbejdere hos SDC– Vi begynte to måneder før utrullingen av tidsregistreringssystemet med informasjon på intranettet vårt. Budskapet var ikke detaljert i begynnelsen. Vi sørget for å orientere lederne på våre månedlige ledermøter, da de jo hadde en spesiell interesse i å kjenne mer til innholdet, slik at de kunne hjelpe medarbeiderne.

– Superbrukernettverket var en aktiv medspiller i kommunikasjonen. Et annet viktig verktøy var en serie med introduksjonsvideoer med de vanligste scenariene, som fortalte om hvordan tidsregistreringen ville foregå og hvordan overenskomsten var innebygget i systemet.

– Vi benyttet oss av en god del analog kommunikasjon. Noe som viste seg å være veldige effektivt. Over hele virksomheten ble det satt opp plakater. Det var en invitasjon til medarbeiderne om å komme og høre mer om ProMark. På informasjonsmøtene som vi holdt, var det stort fremmøte. Og det var et tema av stor interesse for medarbeiderne, fordi alle i SDC må tidsregistrere og endringene i overenskomsten påvirket deres arbeidsforhold.

Hvordan foregikk orienteringsmøtene?

Orienteringsmøder blev afholdt løbende– For oss var det viktig å både snakke om overenskomsten og tidsregistreringen, da de henger tett sammen. Derfor hadde vi både HR- og ProMark-eksperter med på orienteringsmøtene, for å svare på spørsmål.

Alle medarbeiderne fikk mulighet for å komme med input under møtene. Det ga oss et nyttig redskap for å lage enda mer målrettet kommunikasjon, som handlet om det medarbeiderne bekymret seg om og som kunne brukes i f.eks. artikler, bedre veiledning og videosnutter.

Hvordan gikk første dag?

– Den dagen utrullingen foregikk, var det kake i kantinen, og både CFO-en, jeg og resten av HR stod ved inngangen og hilste alle velkommen. "Husk å tidsregistrere" var hovedbudskapet som ble gjentatt mange ganger den morgenen. Det skapte oppmerksomhet og ga en god atmosfære.

Superbrukerne fikk klistremerker og karameller som de delte ut til medarbeiderne på deres område den dagen og dagen etterpå. På den måten ble det skapt enda mer positiv oppmerksomhet om både den nye overenskomsten og tidsregistreringen.

 

Bilder: Vennligst stillet til rådighet av SDC.

Tilbake