(Norsk)
.
Kundeinnlogging

Gode opplevelser baner vei for mobil tidsregistrering

Tidsregistrering og planlegging via mobile enheter vinner frem. Åtte erfarne ledere og HR-administratorer ser langt flere fordeler enn ulemper ved Workforce Management på mobiltelefonen, men det er avgjørende at medarbeiderne opplever tjenesten som brukervennlig og relevant

Den digitale endringen er i full gang i større virksomheter – også innen Workforce Management.

Her får utbredelsen av smarttelefoner og nettbrett en stadig viktigere rolle i automatisering av de administrative kjerneprosessene.

Mobil tidsregistrering med flere fordeler

Intervju med åtte ledere og HR-administratorer fra blant annet Orkla Confectionery, Schneider Electric, SDC, Sydbank og Kverneland, som alle har bred erfaring med Workforce Management-prosesser, avslører at det er flere fordeler enn ulemper med mobil tidsregistrering.

De som har blitt intervjuet, er generelt enige om at det er betydelige fordeler ved å bruke automatiserte administrasjonsprosesser, samtidig som det gir bedre innsikt i organisasjonens produktivitetsmønstre.

I tillegg til rene hindringer som hygieneforhold i blant annet næringsmiddelindustrien, er de optimistiske i forhold til fremtiden for tidsregistrering og planlegging ved hjelp av mobile enheter.

Utbredelsen avhenger likevel i høy grad av brukervennligheten og brukeropplevelsen for hver enkelt medarbeider. For at man skal oppnå best mulig brukeropplevelse, bør tidsregistrering og planlegging via mobiltelefonen anses som en tjeneste for medarbeiderne.

Jan Weber, CFO hos Kverneland, som produserer landbruksmaskiner, forklarer: «Jeg vil helst ikke snakke om registrering. Jeg vil heller snakke om dialog. Hvis man ser på mobil tidsregistrering i et litt bredere perspektiv, kan man tenke på løsningen som en tjeneste for brukerne, som også trenger nyttige tilbakemeldinger på det de gjør.»

Fokus på den gode brukeropplevelsen

Tidsregistrering, eller Workforce Management, på mobiltelefonen, skal være både enkelt og relevant for medarbeiderne. Det mener alle de åtte personene vi har intervjuet.

Det er spesielt tre temaer som opptar de erfarne brukerne av Workforce Management-løsninger, som i dag utføres på faste terminaler eller online via PC:

  1. Prioritering av funksjoner
  2. Kommunikasjon og dialog
  3. Utvikling og visjon

Gode oplevelser baner vej for mobil tidsregistrering
Bevisst prioritering av funksjonalitet

HR-spesialist Ann Katja Starup fra energioptimaliseringsbedriften Schneider Electric mener at prioritering av funksjoner påvirker brukeropplevelsen: "Det optimale ville vært at medarbeiderne våre kan gjøre det samme på mobiltelefonen som de kan på portalen via PC-en sin i dag. Men det er umulig, tenker jeg."

Det er ikke umulig, men det er et spørsmål om det er hensiktsmessig i forhold til brukeropplevelsen og kvaliteten på informasjonen som samles inn. På mobile enheter handler det om å gjøre Workforce Management så enkelt og serviceorientert som mulig på en mindre skjerm.

"Det er et bevisst valg å prioritere de mest egnede registreringsmulighetene og brukerfunksjonene på mobile enheter i forhold til hvor enkelt og raskt det bør være for sluttbrukerne. Samtidig arbeider vi for at brukervennligheten skal redusere muligheten for feilregistrering, slik at vi sikrer topp kvalitet på den innsamlede informasjonen", forteller Morten Janum, CIO hos Mark Information.

Understøtting av datadrevet dialog

I følge de vi har snakket med, bør kommunikasjon og dialog være en del av tjenesteopplevelsen for medarbeiderne som regelmessig skal registrere oppgaver og arbeidstid via mobiltelefon eller nettbrett.

Det understreker også direktør Kristian Petersen fra transportbedriften Viggo Petersens Eftf.: "Medarbeiderne kan oppfatte tidsregistrering på mobile enheter som en kontroll. Derfor må man også tilby små kommunikasjons- og tilbakemeldingsmuligheter, for eksempel muligheten til å informere om uregelmessigheter på ruten eller en liten smiley-funksjon hvor medarbeiderne raskt og enkelt kan indikere hvilket humør de er i når registreringen er fullført."

I den forbindelse bør det understrekes av Workforce Management er et ledelsesverktøy som nettopp bør fasilitere den datadrevne dialogen mellom leder og medarbeider. I følge Morten Janum åpnes det også mer og mer opp for selvbetjent bytte av vakter og bemanningsplanlegging, samt enkle nyhetsstrømmer som push-meldinger i Android- og iOS-apper som tjenester til sluttbrukerne.

Langsiktig utviklingsplan

Produktvisjonen og leverandørens utviklingsplan er naturligvis også et emne som opptar de vi har snakket med. For dem er det viktig å forstå hvordan leverandøren har fokus på å utvikle produktet til fordel for både ledelse og medarbeidere.

Derfor er noen av de viktigste spørsmålene til en leverandør av mobil tidsregistrering: "Hva er planene for utvikling av produktet?", "Er det en teknologi som det blir investert i?" Samt "Hvilke andre tjenester kan vi forvente å kunne tilby medarbeiderne på lang sikt?"

"All ny funksjonalitet utvikles i samarbeid med kunder. Helt fra starten av har vi hatt tett dialog med brukerne ved utvikling av de riktige løsningene på konkrete utfordringer", forteller Morten Janum. "Forespørsler etter funksjonalitet kommer enten direkte fra kunder eller blir samlet opp i forbindelse med erfaringsgruppemøter og brukerkonferanser."

Ha oversikt over sikkerheten

IT-sikkerhet og databeskyttelse anses som den største bekymringen knyttet til mobil tidsregistrering:

"Ulempene er forhold knyttet til sikkerhet. Vi er jo en bank, så vi er naturligvis bekymret for at noen kan hacke seg inn hvis det åpnes opp for tilgang fra utsiden", sier Poul Mai, som er HR-administrasjonssjef i Sydbank.

Bekymringene knyttet til IT-sikkerhet gir rom for en kommentar fra Mark Information: "Det er en naturlig bekymring. Derfor er det viktig å svare på ett av de mest sentrale spørsmålene så tidlig som mulig: Hvordan skal medarbeiderne kobles til systemet via mobiltelefonen? Det, og mange andre forhold, er noe av det vi tar tak i under foranalysen av prosjektet før oppstart."

Når det er sagt, er det viktig å nevne at den reelle sikkerhetsrisikoen i forhold til avsløring av virksomhetskritisk eller personlig informasjon i Workforce Management-løsninger er meget lav. Løsningen inneholder ikke følsom informasjon, men den bruker standardintegrering for å berike virksomhetens HR- og ERP-systemer med aktuell informasjon, noe som gir høyere effektivitet og mulighet for rask reaksjon, styring og korreksjon.

Poul Mai fra Sydbank fortsetter: "Forholdene knyttet til IT-sikkerhet er naturligvis noe som kan løses. Det finnes jo andre som bruker mobil tidsregistrering. Når de kan gjør det, kan naturligvis vi gjøre det også. Det er et spørsmål om å finne riktig oppsett."

 

Tilbake