(Norsk)
.
Kundeinnlogging

Vil du vite hvordan det går med virksomheten? Spør HR!

HR bidrar med verdifull innsikt til ledelsen. Det fremgår av personlige intervjuer med HR-personer i seks forskjellige virksomheter. Innsikt i sykefravær, lønnsutvikling, og turnover er blant de viktigste nøkkeltall som det rapporteres på fra HR

Resultatet fra seks ulike intervjuer med HR-ansvarlige fra seks større norske og svenske bedrifter viser at HR rapporterer verdifulle data til ledelsen. De gir innsikt i hvordan det går med virksomheten, og viser utviklingsmuligheter innenfor en lang rekke viktige områder.

Sammen med intervjupersonene har vi kikket på hvilke nøkkeltall HR-organisasjonen anser som de viktigste tallene som de rapporterer på til ledelsen. Resultatene viser vi i følgende oversikt.

Utbredelse av rapporteringstyper i HR

 

Både økonomiske nøkkeltall og innsikt i mykere verdier

HR rapporterer både på økonomiske nøkkeltall og mykere verdier som medarbeidertilfredshet. Våre intervjupersoner forteller at det blir stadig mer fokus på nøkkeltall. Og det blir fokus på at også de mykere verdiene skal kunne måles i tall.

"Hva som er aller viktigst å rapportere, varierer med situasjonen bedriften er i. Noen ganger er det omsetning, andre ganger er det lønnsutvikling. Hos oss har vi imidlertid noen ting som alltid går igjen; fravær, og utnyttelsesgrad", forteller HR Business Partner fra en norsk industrivirksomhet.

Solbjørg Myren, Firesafe

"Vi rapporterer på fravær, headcount og turnover. I tillegg har vi en årlig medarbeiderundersøkelse hvor vi rapporterer på blant annet engasjement, lederskap, ytelse (performance) og forpliktelse (commitment)" , forklarer Solbjørg Myren, HR sjef i Firesafe.

Flere av personene vi har snakket med mener at man gjennom å innhente data, og følge opp informasjon om sitt personale, kan skape forutsetninger for en god organisasjon som utnytter sitt potensiale.

"Jeg synes det er veldig spennende å se nøkkeltall og mykere verdier i sammenheng, og derfor synes jeg det er viktig å bruke verktøy som sikrer måling på begge områder. Hvis medarbeider engasjementet i en avdeling er lavt, kan det ofte gi utslag i sykefravær, turnover og effektivitet. Måling er avgjørende for å ha hele bildet av hvordan virksomheten utvikler seg, og kunne sette i verk best mulig tiltak", sier Solbjørg Myren.

Ida Janghed, Hilti Sverige

"Det finnes en tydelig kobling mellom hvordan medarbeiderne har det og vårt resultat", sier Ida Janghed som er HR-direktør på Hilti Sverige. Ida Janghed understreker at KPI’er er et viktig verktøy for å se hvordan organisasjonen har det og at det ellers er umulig som sjef å ha oversikt over alt som skjer. Hun legger til at det først er når man kikker bak tallene at muligheten for å skape virkelige forbedringer i virksomheten oppstår.

"Jeg er en stor tilhenger av tall – statistikk snakker et tydelig språk, men tallene sier lite dersom de ikke analyseres og følges opp. Det gjøres best ved å involvere lederen for hver avdeling og diskutere hvorfor situasjonen er som den er, og hvordan man kan oppnå forbedringer", mener Ida Janghed.

Kari Strande, Borregaard"I Borregaard er vi svært opptatt av ledelseskapasitet, rekrutteringskraft, kompetanse og omdømme, og vi har KPI’er som går på alle disse", forteller HR Sjef Kari Strande i Borregaard.

Fravær og turnover viktig for ledelsen

Ledelsen er oftest opptatt av nøkkeltall. Jo tydeligere tall, og jo klarere sammenheng det er mellom tallet og bedriftens bunnlinje, jo mer oppmerksomhet får det ofte hos ledelsen. Derfor er rapportering av nøkkeltall på fravær og turnover ofte noen av de viktigste tallene HR rapporterer på.

Lisa Pira, Solar

Sykefravær og turnover er kritiske faktorer for alle virksomheter. På Solar kikker man på fordelingen mellom land og avdelinger, for å oppdage om det er et bakenforliggende problem.

”Vi jobber mye med lederskap og jeg tror alle sjefer setter stor pris på støtten de kan få fra HR, og de verktøyene som finnes. Derfor har vi på HR et viktig mandat i forhold til å gjennomføre ulike aktiviteter og tiltak som vi ser et behov for”, sier HR-sjef, Lisa Pira.

I Solar sammenstiller de kvartalsrapporter innen sykefravær, antall ansatte og omsetning. På den måten kan man sammenligne landene imellom, og se om eget sykefravær og omsetning er på høyde med andre avdelinger og andre land. Det er stor interesse for rapportene i ledelsen, og de brukes til å fatte strategiske beslutninger..

Ulrika Öberg, Franke Futurum

Også på Franke Futurum har man stort fokus på sykefravær. Siden Ulrika Öberg begynte som HR-ansvarlig for drøyt to år siden, har hun hatt stort fokus på å finne strategier som hindrer medarbeidere fra å havne som langtidssykemeldt. HR rapporterer derfor til konsern på arbeidede timer, sykefravær med mer.

"Jeg har jobbet steinhardt for at vi skal prioritere dette internt, og samarbeider med bedriftshelsetjenesten for å forebygge sykefravær. Det er fremdeles for tidlig å si hvor mye sykefravær har gått ned som følge av dette. Vi får fortsette med arbeidet og se når tiden går", sier Ulrika Öberg.

Datafangst med Workforce Management og tidsrapporteringssystemer

Det anvendes flere ulike metoder, verktøy og datakilder når HR rapporterer på viktige nøkkeltall til ledelsen. Blant de foretrukne verktøy er lønn-, HR-, ERP-, og tidsregistreringssystemer. Særlig datafangst til rapportering av produktivitetsrelaterte nøkkeltall foregår via tidsregistreringssystemer og Workforce Management-løsninger.

"Vi bruker Workforce Management systemer som måleverktøy, til å samle inn data som gjør at vi kan måle sykefravær, overtid, utnyttelsesgrad. Datafangst er selvfølgelig en meget viktig del av det hele", forklarer HR Business Partner fra en norsk industrivirksomhet.

Solar er opptatt av LEAN og HR støtter filosofien med innsamling og analyse av produktivitetsdata med programvare innen Workforce Management og ERP. Her samles det inn data- og gjøres analyser innen områdene: økonomi, sentrallager, kundeservice og salg. Man tar utgangspunkt i forrige tidsperiode når man estimerer kommende ordre, og så bemanner man ut ifra dette. Gjennom å se på fraværsstatistikk kan de også anta hvor mye ekstra personale som kommer til å kreves for dekke opp for de som er fraværende.

"Ettersom vi jobber med stadige forbedringer, følger vi hele tiden opp tall som kvalitetsavvikelser, feilplukking, når vi ikke har levert til tiden osv. Ulike funksjoner innenfor virksomheten kan da lære av hverandre, både når det gjelder bemanning, produktivitet og effektivitet. Det har ledet til at område- og arbeidsleder har fått et stort mandat til å kunne gjennomføre endringer når det trengs og legge frem forslag om hvilke investeringer som kreves. Når det er så tydelig definert, så er det lettere å fatte en beslutning", sier Lisa Pira.

Tilbake