(Norsk)
.
Kundeinnlogging

Vanlige spørsmål om Workforce Management

Hva er Workforce Management? Hvordan får man mest mulig ut av et Workforce Management system? Og hvordan velger man riktig løsning?
Dette og mer finner du svar på i listen over vanlige spørsmål.
 

Hva ...?



Hva er Workforce Management?

Workforce Management (WFM) inkluderer alle de aktiviteter som er nødvendige for å sikre effektive virksomheter og organisasjoner med en effektiv arbeidsstyrke. Essensen av Workforce Management handler om å planlegge de riktige ressursene til rett tid og til rett oppgave. På denne måten sikres det at bedriftens jobb- og aktivitetsbehov dekkes, og at medarbeiderne lønnes korrekt i forhold til gjeldende overenskomster og lokale avtaler på den mest effektive måten. 

En moderne Workforce Management-løsning inkluderer programvare, tjenester og hardware for optimal støtte av prosessen.

Hva er de mest vanlige Workforce Management funksjoner?

Kjernefunksjonaliteten innen Workforce Management inkluderer:

  • Nøyaktig måling av medarbeidernes arbeidstid og fravær – og å gjøre denne informasjonen tilgjengelig for lønns- og andre HR-systemer
  • Måling av om arbeidsgivere overholder lovgivningen om arbeidstid og ferie/frihet
  • Støtte av planleggingsoppgaven for å skape effektive og optimale arbeidsplaner
  • Sporing av medarbeidernes (bedriftens) produktivitet
  • Selvbetjening til å se arbeidstider, kontosaldoer og å bytte eller selge skift

Hva er fordelene ved Workforce Management?

Med en moderne, digital Workforce Management-løsning kan bedrifter eliminere en rekke manuelle og tidkrevende arbeidsflyter. Det sparer betydelig tid for både ansatte og administrasjon, reduserer risikoen for feil og forsinkelser og gir pålitelige informasjoner om selskapets drift. Med sanntidsdata har bedriften alltid fingeren på pulsen og er garantert et solidt og faktabasert beslutningsgrunnlag for å kunne effektivisere forbruket av tid og ressurser, reagere raskt på mulige endringer og oppnå besparelser.

Hva koster en Workforce Management-løsning?

Prisen på et Workforce Management-system vil typisk være basert på hvor mange ansatte som skal registrere sin tid i systemet, omfanget av funksjonalitet og hvilke registreringsenheter bedriften velger. Det vil si en grunnleggende investering i ønsket programvare og hardware. I tillegg kommer en årlig kostnad til support og vedlikehold av løsningen. 

De fleste leverandører tar en pris per bruker per måned/halvår/år.


Hvorfor ...?



Hvorfor Workforce Management?

I mange bedrifter er Excel eller fysiske timelister fortsatt utbredt verktøyer i forbindelse med registrering av arbeidstid og fravær, lønnsberegning og bemanningsplanlegging. Det er både tidkrevende, øker risikoen for feil og forsinkelser og hemmer tilgjengeligheten av data for analyse og rapportering – og dermed evnen til å kunne reagere raskt på avvik. 

Med en moderne Workforce Management-løsning kan bedriften automatisere prosessene. Det minsker risikoen for feil og sikrer at offentlige regelverk og lokale avtaler om arbeidstid blir respektert. Dessuten er pålitelig og aktuell informasjon om bedriftens bruk av tid og ressurser med til å styrke beslutningsgrunnlaget og gir mulighet til å reagere raskt på endringer i etterspørsel eller kapasitet. 
 

Hvordan ...?



Hvordan får man mest mulig ut av Workforce Management?

Et IT-systemlandskap med godt integrerte og dedikerte systemer gir ofte en fleksibel og effektiv støtte av bedriftens forretningsprosesser. Det optimale er derfor å integrere Workforce Management-systemet med bedriftens øvrige forretningssystemer slik som ERP-, HR- og lønnssystemer. På denne måten blir verdifull og aktuell informasjon tilgjengelig der hvor den skal brukes, når den skal brukes – uten risiko for manuelle feil og forsinkelser. Samtidig elimineres en rekke administrative rutiner innenfor lønnsberegning, produksjonsplanlegging, innkjøp, logistikk, lager, salg, ledelse med videre. 

Hvordan velger man den riktige Workforce Management-løsning/leverandør?

Markedet for Workforce Management-løsninger er relativ komplekst med mange typer leverandører, som hver for seg tilbyr ulike løsninger, teknologier og tjenester. I tillegg er det forskjeller i løsningenes geografiske fokus, bransjefokus og leverandørenes ambisjoner for å utvikle løsningen. Den optimale beslutning avhenger av en rekke interne forhold som bør avdekkes før valg av løsning treffes: 

  • Hva er bedriftens strategiske argumentasjon for å investere i en Workforce Management-løsning (for eksempel økt produktivitet, sikre at lover blir overholdt, forbedret datainnsikt og analysegrunnlag)?
  • Hvilke prosesser og oppgaver forventer dere at løsningen skal kunne håndtere?
  • Hva kan bedriftens eksisterende systemer håndtere? Og hvordan gjør de det i forhold til selskapets mest kritiske behov og ønsker?
  • Hvilken slags leverandør ønsker dere å etablere et samarbeid med? En spesialisert Workforce Management-leverandør (best of breed) eller en leverandør med en bred suite/produktportefølje (best of suite)?

Inspirasjon til valg av leverandører/løsninger er tilgjengelig i Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".

Hvordan beregner man avkastningen på investeringen i en Workforce Management-løsning?

En investering i en Workforce Management-løsning gir bedriften mulighet for å bli mer effektiv og oppnå betydelige besparelser gjennom reduksjon av administrativ tid og feil, sykefravær og overtid. Jo mer overenskomster, regler og grad av kompleksitet løsningen skal håndtere, jo større er fordelen av å digitalisere. 

Eksempler på besparelser er:

  • Reduksjon av administrative kostnader gjennom:
    – 
    Sparet tid på tidsrapportering for medarbeidere og funksjonærer (antall minutter per dag per medarbeider)
    – Sparet tid på godkjenning for arbeidsledere (antall minutter per uke per medarbeider)
    – 
    Sparet tid til avstemming, feilrettelser med mer i lønnsadministrasjonen (antall minutter per måned per medarbeider)
  • Reduksjon av feil relatert til manuell administrasjon (feilføring av tid, glemte registreringer mv.) (0,8-1,2% av arbeidstiden)
  • Redusert overtidsbetaling gjennom bedre styring av rette ressurser til rett tid
  • Redusert sykefravær gjennom fleksibel bemanningsplanlegging, overholdelse av arbeidstidsregler etc.
  • Reduksjon av administrasjon i faktureringsprosessen med 25-85% hvis medarbeidernes tid skal faktureres
  • Økt faktureringsrate for kunderelaterte tjenester
  • Redusert behov av vikarbyrå eller reduserte kostnader i forhold til dette 


Avhengig av den spesifikke bedrifts situasjon kan løsningen ofte tjene seg selv inn i løpet av et år. Ønsker dere en mer spesifikk business case-beregning, er dere velkommen til å kontakte oss.

Hvordan foregår en Workforce Management-implementering?

Det konkrete implementeringsforløp er selvsagt forskjellig fra bedrift til bedrift og planlegges individuelt. Forløpet vil dog ofte inneholde følgende elementer:
  1. Forberedelser: En grundig feltstudie hvor alle relevante forhold slik som arbeidstidsregler, lokale avtaler, eventuelle tredjepartsleverandører med mer avdekkes og et planleggingsmøte hvor partene bestemmer hvem som er ansvarlig for hva
  2. Implementering: Oppsett/konfigurasjon av løsningen, utdannelse av superbrukere og pilotprosjekt/test
  3. Idriftsettelse – som eventuelt kan finne sted i etapper – og overførsel til supportavdelingen


Når ...?



Når skal man begynne med Workforce Management?

Stadig økende konkurranse betyr at mange større selskaper og organisasjoner er opptatt av å maksimere produktiviteten og effektiviteten gjennom økt digitalisering av de administrative kjerneprosesser. 

Implementering av Workforce Management gir mening for bedrifter som ønsker å kunne:

  • Holde orden på medarbeidernes tid slik at de får oversikt over deres arbeidstid og lønn
  • Planlegge arbeidet slik at de har riktig antall ansatte for å møte bedriftens behov
  • Forutsi bedriftens behov slik at de vet hvor mange ansatte og hvilke ferdigheter de trenger på kort og lang sikt
  • Overvåke og analysere resultater for å se om bedriften når målene sine (oppgaver/ordrer), og reagere raskt, hvis de ikke gjør det


Hvem …?



Hvem drar nytte av Workforce Management?

Workforce Management kan brukes i de fleste typer selskaper og i alle dele av virksomheten. De primære brukere av en Workforce Management-løsning er:

  • HR som er ansvarlig for riktig beregning av lønn og rapportering om sykefravær
  • Mellomledere med operasjonelt ansvar for å kombinere ordrer, ressurser og medarbeidere
  • Økonomisjefer og andre toppledere som trenger rapporter og KPI-overvåking i sanntid
  • Medarbeidere på alle typer overenskomster og tariffavtaler

Hvem tilbyr Workforce Management?

Det finnes flere typer Workforce Management-leverandører på markedet som hver for seg tilbyr ulike løsninger, teknologier og tjenester. Tilbudet inkluderer både spesialiserte Workforce Management-løsninger med varierende funksjonalitet og muligheter (best of breed), Human Capital Management (HCM)-løsninger som dekker hele HR-området (best of suite) og bransjespesifikke løsninger med Workforce Management-funksjonalitet til for eksempel helsesektoren eller call center-løsninger.

For mer informasjon om potensielle leverandører se Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".


Hvilke ...?



Hvilke selskaper har størst utbytte av Workforce Management?

Workforce Management kan brukes i de fleste selskaper som har fokus på å minimere tungvinte, manuelle interne prosesser relatert til lønn og styring av arbeidsstyrken. Det er svært utbredt i næringsmiddel- og produksjonsselskaper, men kan også med stor fordel brukes i byggebransjen og i servicevirksomheter, inklusiv finanssektoren samt innen logistikk og transport.

Hvilke funksjoner i virksomheten har mest nytte av Workforce Management?

Workforce Management kan brukes i alle dele av virksomheten og gir konkrete fordeler for:

  • HR, lønnsadministrasjon og Shared Service Centers som er ansvarlig for riktig beregning av lønn og rapportering om sykefravær
  • Mellomledere med operasjonelt ansvar for å kombinere ordrer, ressurser og medarbeidere
  • Økonomisjefer og andre toppledere som trenger rapporter og KPI-overvåking i sanntid
  • Medarbeidere på alle typer overenskomster og tariffavtaler

Hvilke typer av Workforce Management-løsninger finnes det?

Det finnes flere typer Workforce Management-løsninger på markedet. Tilbudet inkluderer både spesialiserte Workforce Management-løsninger med varierende funksjonalitet og muligheter (best of breed), Human Capital Management (HCM)-løsninger som dekker hele HR-området (best of suite) og bransjespesifikke løsninger med Workforce Management funksjonalitet til for eksempel helsesektoren eller call center-løsninger.

Løsningene tilbys som on-premise, cloud eller Software as a Service (SaaS).

For mer informasjon om tilbudet av løsninger se Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".