(Norsk)
.
Kundeinnlogging

Nye muligheter som skaper verdi i bemanningsplanleggingen

21.09.2021

Planlegging av medarbeidernes arbeidstid kan være en kompleks oppgave. Det krever moderne verktøy å sikre at planene henger sammen og støtter dagens bemanningsbehov. Få oversikt over mulighetene våre planleggingsverktøy kan bety for dere.

Ny funksjonalitet som skaper verdi i bemanningsplanleggingen

Mange av våre kunder har behov for å sikre at man har rett person, på rett sted til riktig tid og med nødvendig kompetanse på plass. Det er ofte ganske mange hensyn å ta, når du skal lage en plan som henger sammen og støtter behovet på den enkelte dagen eller perioden.

Vi har lansert mye ny funksjonalitet som gjør planleggingsoppgaven enklere. Funksjonalitet som gjør det mulig å basere planleggingen på relevant informasjon, som f.eks. lønnsbudsjett, bemanningsbehov eller oppgaver og som gir den nødvendige oversikten til å kunne reagere raskt når det skjer endringer i planen.

Få oversikt over noen av mulighetene her og hvordan de kan skape verdi for dere.

FOR FÅ ELLER FOR MANGE MEDARBEIDERE? BEGGE DELER KOSTER!

Det kan være dyrt å ha planlagt for mange medarbeidere i forhold til de oppgaver som må løses. Skjer det uke etter uke, kan det koste mye penger på et år.

Motsatt kan det også ha store kostnader hvis det er for få medarbeidere. Det kan blant annet bety overtid for andre medarbeidere, forsinkede leveranser eller tapte salgsmuligheter.

Med ProForecast får dere hjelp til å planlegge arbeidsstyrken i forhold til deres lønnsbudsjetter og konkrete bemanningsbehov time for time på dagen. Når planleggeren har definert bemanningsbehov, kan de visualiseres som grafer som viser både faktisk og forventet bemanning – uansett om dere bruker ProRoster eller ProSchedule som planleggingsverktøy. På samme måten kan budsjettet visualiseres i planleggingsvisningen, så planleggeren lett kan vurdere hvordan planen ser ut sammenlignet med planleggingstallene/budsjettet og simulere alternativer, innen planen publiseres.

Dette forenkler prosessen og gir bedre oversikt over om behovet er dekket, slik at dere bedre kan unngå over- eller underbemanning, samt samtidig sikre at planen er på linje med lønnsbudsjettet.

Trenger dere at den utarbeidede planen sendes til en leder for endelig godkjenning, innen den blir publisert, er det også mulig. Dermed kan dere sikre, at den rette lederen med beslutningskompetanse godkjenner planen – noe som spesielt er en fordel, hvis den utarbeidede planen bryter med lover/regler og overenskomster eller øker lønnsbudsjettet.


 Med ProMark har vi fått en moderne løsning med intuitive brukergrensesnitt som forenkler planleggingen av medarbeidernes vakter, samt gir butikk- og salgssjefer en riktig oversikt over kostnaden ved en gitt vaktplan i den enkelte butikk 

Henrik U. Schunck
Prosjektleder, Pisiffik



TA HENSYN TIL SPESIELLE BEGIVENHETER

Ekstraordinære aktiviteter som f.eks. spesielle kampanjer eller varetelling i butikk eller på lager kan kreve ekstra bemanning på enkelte dager. Denne typen aktiviteter kan nå legges inn i en informasjonskalender med tekst og tidsperiode, som vil bli vist i planen i både ProRoster og ProSchedule. Det gir planleggeren mulighet for å ta hensyn til dette i tide og sørge for riktig bemanning.

DETALJERT PLANLEGGING SÅ VIKTIGE OPPGAVER BLIR DISTRIBUERT

ProSchedule støtter nå også avansert planlegging av medarbeidernes oppgaver i løpet av arbeidsdagen.

Planleggeren kan f.eks. opprette lister over spesifikke oppgaver som må løses i løpet av en dag og deretter distribuere oppgavene til tilgjengelige medarbeidere. Det kunne f.eks. være distribusjon av  arbeidsoppgaver som temperaturkontroller, oppfylling, rengjøring, gjennomføring av statusmøter eller av ansvaret for virksomhetens chat/kundesupport. På denne måten kan virksomheten sikre at ansvaret for viktige oppgaver blir plassert riktig.

Når planen er publisert kan medarbeiderne se dagens oppgaver og ansvarsområter i vår mobilapp. Dette forenkler kommunikasjonen mellom leder og medarbeider og sikrer, at medarbeideren vet, hva han/hun trenger å fokusere på den aktuelle arbeidsdagen.

Avansert planlegging av medarbeidernes oppgaver i ProSchedule

VISUELl OVERSIKT OVER STATUS FORENKLER OPPFØLGINGEN

Det visuelle elementet går igjen i det vi kaller ’Oversikt – ansattes tid’. Dette er en tidslinje som ved bruk av fargekoder informerer deg om dine medarbeideres status – her og nå, eller på et valgt tidspunkt. Det vil si om de er møtt, gått eller fraværende.

Oversikten gir oversikt over medarbeidernes faktiske fremmøte i forhold til det planlagte. Har alle møtt som forventet? Hvor lenge forventes de å være på jobb? Har de fravær i løpet av dagen?

Medarbeiderne kan lett se statusen for sine kolleger og lederen får rask oversikt over om planen holder, eller om det er behov for å reagere – og eventuellt følge opp på medarbeidere som f.eks. ofte møter for sent.

Oversikt – ansattes tid i ProRoster og ProSchedule

NÅR FRAVÆR SKAPER NYE BEHOV

ProSchedule gjør det nå enda lettere for planleggerne å sikre, at vakter blir bemannet ved fravær. Systemet kan konfigureres til automatisk å gjenskape behov hvis en medarbeider registrerer fravær som f.eks. sykdom eller ferie, etter at medarbeiderens vakter er planlagt.

På den måten får planleggeren en umiddelbar oversikt over hvilke vakter som nå ikke lenger er dekket på grunn av fraværet. Dermed kan dere sikre, at det tas aktiv stilling til om behovet må dekkes eller ei, slik at planleggeren kan justere planen og/eller tilby vakten til andre medarbeidere.

NOTIFIKASJONER SIKRER EFFEKTIV KOMMUNIKASJON

Begge planleggingsmoduler tilbyr mange notifikasjonsmuligheter som sikrer smidig planlegging og effektiv kommunikasjon.

Medarbeideren kan motta en notifikasjon når det er endringer i en plan som påvirker den aktuelle medarbeideren. Det samme gjelder hvis en leder tilbyr en relevant vakt, hvis en kollega ønsker å bytte sin vakt. eller hvis medarbeideren har fått tildelt en vakt som han/hun har bydd på. Dette forenkler kommunikasjonen mellom leder og medarbeider og bidrar til en mer smidig planlegging.

SLIK GÅR DU VIDERE

Kontak oss hvis du vil ta planleggingen til neste nivå

Det er mer informasjon om de nye mulighetene i vår releaseinformasjon og releasenoter på kundeportalen (kun for kunder).

Vi gir også gjerne en demo av ProRoster og ProSchedule med fokus på de mange fordeler dere kan oppnå med våre moderne planleggingsverktøy. Kontakt din account manager, hvis du vil vite mer

 


SPESIELLT FOR PROMANAGEMENT-KUNDER

Bruker dere vårt gamle ProManagement-modul er det mange gode grunner til å se nærmere på ProRoster og ProSchedule.

ProManagement blir faset ut og det utvikles ikke lenger ny funksjonalitet til modulen. All planleggingsfunksjonalitet finnes nå i modulene ProRoster eller ProSchedule som kontinuerlig videreutvikles.

For at unngå at dere står uten en planleggingsløsning i juli 2023, hvor støtte på ProManagement opphører, anbefaler vi at dere planlegger en oppgradering og overgang.

Dette vil gi dere en rekke fordeler:

  • Dere får tilgang til funksjonalitet som støtter moderne og avanserte behov for medarbeiderplanlegging – med kontinuerlig videreutvikling 
     
  • Modulene er tilgjengelig via ProPortal, slik at dere får et nettbasert og raskt brukergrensesnitt. De aller fleste daglige funksjonene kan utføres via nettlesertilgang
  • Den nettbaserte tilgangen til modulene betyr, at dere kan redusere antallet av installerte klienter og dermed spare penger på lisenser, samt kostnader til oppgraderinger og vedlikehold hos deres interne IT-avdeling
     
  • Økt fleksibilitet for deres medarbeidere som ikke vil være avhengig av en fysisk installasjon på en PC eller remote desktop tilgang, hvis de f.eks. jobber hjemmefra
     
  • Med selvbetjening og mobilapp kan dere involvere medarbeiderne i planleggingen, noe som kan øke medarbeidertilfredsheten

Vi tilbyr nå å kjøpe tilbake deres ProManagement-lisens hvis dere kjøper ProRoster eller ProSchedule i stedet. Dette tilbudet gjelder til 30. juni 2023. Hvis du er interessert, så ta kontakt med Kenneth B. Schiønnemann så vi kan starte en dialog om mulighetene.



TO MODULER TIL MEDARBEJDERPLANLÆGNING

ProMark tilbyr to planleggingsmoduler, som kan brukes sammen, da alle data ligger sentralt i ProMark:

  1. ProRoster: Bemanningsplanlegging basert på turnus/skiftplan og medarbeidernes arbeidstider
     
  2. ProSchedule: Vaktplanlegging ut ifra behovet for arbeidskraft (og f.eks. kvalifikasjoner), hvoretter vakte­ne tildeles relevante medarbeidere

Ved å kjøpe ProForecast-modulen kan dere planlegge arbeidsstyrken i forhold til deres lønnsbudsjetter og konkrete bemanningsbehov time for time i løpet av dagen. Det gir oversikt over om budsjettet holder og om det er nok arbeidkraft.
 



Kunder som bruker våre planleggingsmoduler