Suksessfull implementering av ProMark hos Dansac A/S
|
Prosjektet hos Dansac må betraktes som et mønsterprosjekt for valg og implementering av et IT-system. Dansac A/S implementerte ProMark for 190 timelønnede på godt 2 måneder takket være god planlegging, stram styring og en engasjert prosjektgruppe. Nøkkelordene i prosjektet var forberedelse, involvering, styring og oppfølging. Og ved å holde implementeringen på drøye 2 måneder, kunne man beholde fokus hele tiden underveis. |
 |
GODE FORBEREDELSER LA GRUNNLAGET FOR SUKSESSEN
Da man i lønnsadministrasjonen ble klar over at det var nødvendig å skifte ut det gamle tidsregistreringssystemet, begynte man å vurdere kravene til et nytt system. Over en lengre periode høsten 2001 ble alle problemstillinger man ville at et nytt system skulle kunne håndtere skrevet ned.
INVOLVERING AV BRUKERNE
Fra starten av ble fokus rettet mot å involvere brukerne. Det ble nedsatt en prosjektgruppe, hvor alle typer brukere var representert: timelønnede, ledelse, vaktmester, IT-avdelingen og lønnsadministrasjonen. Alle hadde muligheten til å komme med sine ønsker for det nye systemet. Peter Grandjean fra IT-avdelingen, som var prosjektleder på ProMark-prosjektet, sier: "Det var viktig for oss å oppnå bred aksept for det nye tidsregistreringssystemet, slik at alle følte at de fikk noe positivt ut av det. IT-avdelingens rolle var å sikre at den teknologiske løsningen passet sammen med vårt tekniske utstyr og øvrige systemer. Et av kravene våre var at terminalene måtte fungere i et trådløst nettverk. Det gjør Mark-terminalene."
”Vår rolle var å sikre at den teknologiske løsningen passet sammen med vårt tekniske utstyr og øvrige systemer. Et av kravene våre var at terminalene måtte fungere i et trådløst nettverk."
Peter Grandjean
Prosjektleder, IT-avdelingen hos Dansac
Engasjert prosjektgruppeDet var en engasjert prosjektgruppe som hadde satt seg fore å gjennomføre prosjektet til den fastsatte tiden, som sørget for at hele ProMark-prosjektet ble en suksess, gjennomført på drøye 2 måneder og uten ekstraomkostninger. "Det kostet hardt arbeid i hele prosjektperioden, og andre ting måtte settes til side for å overholde planen" sier Lone Madsen, som sammen med sin kollega på lønningskontoret Peter Lauesen, var primusmotor på prosjektet. De mange profilene og beregningsreglene ble løpende testet underveis for å sikre at alt fungerte før pilotfasen. Suksessfullt pilotprosjektFør ProMark ble satt endelig i drift, gjennomførte man et pilotprosjekt med representanter fra alle produksjonssentrene. Pilotprosjektet varte en lønnsperiode for å teste om oppsettet av ProMark var korrekt, og at beregningen av lønnen fungerte som den skulle. "Vi opplevde stort sett ingen problemer under pilotfasen" sier Lone Madsen og fortsetter: "Det var snakk om kun ganske få endringer i oppsettet før vi var klare til å gå i drift." |
|
Informasjon sikret problemfri idriftsettelse
Den 1. mai 2002 var man klar til å gå i drift med ProMark for samtlige 190 timelønnede på fabrikken i Fredensborg. Forut for idriftsettelsen avholdt man et informasjonsmøte for alle medarbeiderne, hvor man forklarte hvordan systemet fungerte og hvilke fordeler medarbeiderne ville få i forhold til med det gamle systemet. "De første dagene etter at ProMark ble satt i drift, var det alltid en representant for prosjektgruppen til stede for å guide medarbeiderne når de møtte eller gikk hjem fra arbeid - og det uansett om det var dag-, kveld- eller nattskiftet" sier Lone Madsen og fortsetter: "På den måten kunne vi hjelpe dem som var i tvil om hva de skulle gjøre og svare på spørsmål fra medarbeiderne. Det ble meget positivt mottatt og tok brodden av den utilfredsheten som lett kan oppstå når man innfører noe nytt."
Adgangskontroll ble også en del av ProMark-prosjektet
Man vurderte flere systemer før man valgte å utvide ProMark-installasjonen til også å omfatte adgangskontroll. Peter Grandjean forklarer: "Det er en klar fordel at administrasjonen av medarbeiderdata til både tidsregistrering og adgangskontroll ligger samlet i ProMark. Det letter administrasjonen i forhold til hvis vi hadde anskaffet oss enda et system som måtte vedlikeholdes." I motsetning til tidsregistreringen er det alle 300 medarbeidere i Dansac som benytter adgangskontrollen.
Fakta om bedriften
Dansac A/S er en internasjonal virksomhet som utvikler og produserer hjelpemidler til sykehus- og pleiesektoren. Det primære forretningsområdet er produkter til stomiopererte.
Dansac A/S i Danmark har 300 ansatte, hvorav 190 timelønnede. Dansac omsatte i 2001 for over 300 mill. kr., hvorav mer enn 90 % ble hentet fra eksportmarkedene. Dansac er en del av Hollister Inc. som er et av verdens største konserner for hjelpemidler til sykehus og pleiesektoren. Hollister er representert i de fleste land i Europa, Asia og USA.
