Rockwool

Med en lett tilgjengelig brukergrensesnitt har Mark Information skapt et effektivt planleggingsverktøy til virksomhetens mellomledere som har det operasjonelle ansvaret for å kombinere ordrer, ressurser og medarbeidere. Rockwool er akkurat nå i gang med innkjøring av systemet, som for øvrig kan ses på HI-Messens spesialområde "IT på tvers".

Vi er ennå i en innkjøringsfase og relativt nye i bruken av ProManagement-systemet, sier avdelingsleder Preben Schmidt, Rockwool A/S i Vamdrup. Vi mangler derfor stadig å implementere noen av funksjonene, men det er allerede nå tydelig at systemet er raskt og lett å arbeide med, og at det gir store forbedringer fordi det inneholder en rekke praktiske funksjoner.

Rockwool A/S, som har 800 medarbeidere på sine fabrikker i Danmark, er del av det danskeide Rockwool International A/S, som har over 7 400 medarbeidere og en omsetning på over 6,7 milliarder kroner. Konsernet produserer som bekjent steinull til isolering av bygninger, industrianlegg o.l. På Rockwools fabrikk i Vamdrup er det ca. 245 timelønnete medarbeidere i ProManagement bemanningsplanleggings-modulen.

Dekker alle timelønnete

Fabrikken i Vamdrup er delt opp i fem avdelinger:

• Produksjonslinjen, hvor naturstein ved hjelp av kraftig varme smeltes og spinnes til fiber som formes til bunter eller plater i forskjellige dimensjoner
• Konfeksjonsavdelingen, som Preben Schmidt leder, og hvor man videreforarbeider råullen til bestemte størrelser og former - f.eks. ved kileskjæring og produksjon av universalrørskåler
• Lager
• Driftskontroll og
• Vedlikeholdsavdeling

Vi anvender det nye systemet fra Mark Information A/S i alle fem avdelingene, og det vil si at 245 timelønnede medarbeidere er knyttet til systemet, sier Preben Schmidt.

Hittil har vi anvendt ProMark - også fra Mark Information - til registrering av komme/gå-tider, og dermed også fravær, overtid o.l. Denne informasjonen ble så - sammen med informasjon om f.eks. utlån til en annen avdeling - bearbeidet av lønningskontoret. Med overgangen til ProManagement har arbeidslederne i de enkelte avdelingene fått et mye bedre overblikk og vi kan kontere lønntimene langt bedre og planlegge mer presist i forhold til kapasiteten.

Overblikk av avgjørende betydning

Nettopp "overblikk" er nøkkelordet for ProManagement, som er utviklet som en modul til bemanningsplanleggingen i vårt ProMark.

Modulen gir et samlet overblikk over medarbeidere, produksjonsressurser og produksjonsplaner. Et overblikk som kan ha avgjørende betydning for at varene blir levert i rett tid og at det er avanse på dem. Systemet gir mellomlederen muligheten for å utnytte sine ressurser bedre ved f.eks. å identifisere overkapasitet eller flaskehalser i avdelingen og virksomheten.

Samkjøring av produksjonsplan og bemanning

ProManagement er den budsjettansvarlige driftsleders "ERP-system" (Enterprise Resource Planning) hvor man kan planlegge og styre dine medarbeiderresurser i forhold til den produksjonsplan som virksomhetens ERP- eller MPS-system (materiale- og produksjonsstyring) angir ved å samkjøre ressursbehovet med bemanningsplanen. En slik samkjøring identifiserer umiddelbart misforhold mellom planlagte behov og faktisk møteplan, og viser dermed hvor det er behov for justeringer for over- og underkapasitet. Driftslederen kan også beregne hva en gitt møteplan har kostet eller vil komme til å koste for virksomheten.

Utgangspunktet for bemanningsplanleggingen kan variere etter virksomhetens eller avdelingens behov. Dermed kan det styrende parameter være de oppgavene som skal utføres. Men hvis produksjonsutstyr eller medarbeidere er de ressurser man har minst av, kan ProManagement også gjøre et av disse parameterne til omdreiningspunktet for planleggingen.

Møteplan med de rette kvalifikasjonene

Det er også mulig å anvende bemanningsplanleggingen til å utjevne medarbeiderressursene på tvers av virksomheten. I stedet for at hver avdeling budsjetterer med hvert sitt fravær, kan man på tvers av virksomheten ha et samlet fraværsbudsjett, som baserer seg på utlån av medarbeidere mellom avdelingene.

I systemet kan man også disponere på kvalifikasjonsnivå. Virksomhetens arbeidsstyrke er jo som regel satt sammen av en rekke spesialister, for eksempel faglærte med forskjellige sertifikater, eller medarbeidere som har fått spesialopplæring i en gitt funksjon osv. Og det er selvfølgelig en fordel at man raskt kan se om de nødvendige kvalifikasjonene er representert i bemanningsplanen når det er behov for dem.

Kvalifikasjonsdelen har vi ikke fått implementert ennå, men det er en av de funksjoner jeg ser frem til å bruke, sier Preben Schmidt. - Vi har sju forskjellige maskiner til produksjon bare i min avdeling. Basisgruppen av disse maskinene skal alle 34 medarbeidere være i stand til å betjene, men vi har også tre maskiner som krever ekstra kvalifikasjoner, og hvor systemet helt klart vil kunne lette planleggingen.

Brukergruppe til implementering

Rockwool A/S har SAP til økonomistyring, hvor produksjonsplanene genereres, men virksomheten har altså valgt bemanningsplanlegging fra Mark Information.

Det har vi blant annet valgt av prismessige overveielser, men like mye fordi brukerflaten i ProManagement er veldig fin, sier Preben Schmidt, som sammen med en kollega fra kontorteamet har vært Vamdrup-fabrikkens representanter i brukergruppen som skal være med til å implementere systemet.

Brukergruppen som ble satt sammen av en arbeidsleder og en representant for kontorteamet fra hver av Rockwools danske fabrikker, har vært over hos Mark i Lyngby og fått opplæring i systemet. Deretter var det vårt ansvar å lære fra oss det vi hadde lært til våre kollegaer. Her i Vamdrup har til nå 15 arbeidsledere vært gjennom opplæring i planleggings- og godkjennelsesdelen av systemet.

Oversiktlig brukerflate

Jeg var i begynnelsen faktisk litt i tvil med hensyn til systemet, og at vi selv skulle sitte med alle funksjonene, innrømmer Preben Schmidt. - Men da jeg først begynte å arbeide med det, overrasket det meg hvor lett det var å bruke. Så nå bruker jeg nesten ikke tid på det - og på visse punkter sparer jeg tid. For eksempel er det blitt mye lettere for meg om morgenen, når 15-16 personer møter samtidig i avdelingen og de på skjermen skifter fra "røde menn" til "grønne menn" etter hvert som de stempler inn. Før i tiden måtte jeg danne meg det samme overblikket ved å gå rundt i avdelingen.

Systemet gir også mulighet for å skrive inn beskjeder - for eksempel til medarbeidere som arbeider om natten - som umiddelbart popper opp når de stempler inn. Og det tar mindre enn en dag på kurs for å lære det.