Smyths Toys

Smyths Toys er Irlands ledende leketøysbutikk, grunnlagt i 1987. Med over 100 butikker er Smyths Toys til stede over hele England og Irland. De tilbyr underholdningsprodukter for barn i alle kategorier til de beste prisene.

Selskapet har hovedkontor i Galway i Irland og har herfra ekspandert i hele Irland og England.

Selskapet sysselsetter rundt 3.500 ansatte, og arbeidsstyrken dobles i førjulstiden.

Utfordringen

• For mange manuelle prosesser i lønnsadministrasjonen
• Ledelsen hadde ikke full oversikt over fremmøtet i hele organisasjonen på grunn av de mange forskjellige butikklokasjoner
• Behov for å forbedre gjennomsiktigheten og effektiviteten av komme/gå-data
• Behov for å skape konsistente komme/gå- og lønnsprosesser i alle butikker

Projektomfang og suksesskriterier

• Redusere ressursforbruket i de nåværende manuelle prosesser
• Forbedre kontroll med overholdelse av lover og regler
• Tilgang til rapportering i en sentral database som inneholder data fra alle butikker
• Prognoser for timer relatert til vaktplanene i hver butikk

Metoder

• ProTime til komme /gå- og fraværsregistrering
• ProSchedule for bemanningsplanlegging
• ProPortal for butikkledelsen
• Terminaler i alle butikker for medarbeiderregistrering
• Integrasjon til lønnssystem og SAP Success-Factors Employee Central via REST APIer
• ProReport for rapportering

Utbytte

• En mer effektiv prosess til registrering av komme/gå- og fraværsdata i alle butikker med terminaler som kan overvåkes og vedlikeholdes sentralt
• Butikksjefer kan legge mer effektive vaktplaner med aktuelle fraværsdata fra SAP SuccessFactors
• Sentral ledelse kan få full oversikt over medarbeidernes oppmøte, fravær og timer i hele organisasjonen og for hver butikk

Primære resultater

• Langt mindre tid brukt på behandling av lønnsdata og færre menneskelige feil
• Reduserte administrative kostnader
• Mer effektiv vaktplanlegging i relasjon til behovet som sikrer at lover og avtaler overholdes, samt gir oversikt over timer